Les vidéoconférences sont présentes dans les environnements de travail depuis un certain temps. Ces deux dernières années, les vidéoconférences sont devenues en quelque sorte une nécessité étant donné la pandémie. Comme de nombreux travailleurs travaillent désormais à distance, les vidéoconférences sont devenues la solution pour permettre aux équipes à distance de communiquer entre elles.
Bien que la pandémie semble s’éloigner lentement mais sûrement, il y a de fortes chances que les vidéoconférences restent un moyen de communication permanent puisque le travail à distance est devenu un modèle de travail apprécié. Si le travail à distance a été adopté dans votre entreprise et que la direction ne montre aucun signe de vouloir faire revenir les travailleurs au bureau, il est essentiel que les participants sachent optimiser la communication à distance.
8 conseils pratiques | Étiquette en matière de vidéoconférence
Voici 8 conseils d’étiquette de visioconférence :
- N’ayez pas peur des appels vidéo
- Préparez votre matériel
- Fermez votre micro lorsque vous ne parlez pas
- Portez des vêtements appropriés
- Inspectez votre environnement
- Soyez attentif
- Apprenez à connaître vos collègues à distance
- Limitez la liste des participants
1. N’ayez pas peur des appels vidéos
Il peut être tentant d’ignorer complètement les appels vidéo et d’opter pour les appels téléphoniques. Les vidéoconférences peuvent gêner les employés, et si l’utilisation de la webcam est facultative, ils éviteront certainement de montrer leur visage. Si, techniquement, un appel téléphonique permet d’accomplir la même chose, il peut aussi nuire considérablement à votre réunion, car vous n’avez pas une vue globale de la personne qui parle.
À moins que la personne qui parle n’ait une superbe voix de radio, les individus ont tendance à perdre leur concentration lorsque d’autres yeux ne retiennent pas leur attention. Cela explique pourquoi les appels vidéo sont utilisés pour les réunions virtuelles plus longues, tandis que les appels vocaux sont parfaits lorsque les employés ont besoin d’informations rapides.
En voyant votre interlocuteur, vous serez en mesure de mieux comprendre ce qu’il pense et ce qu’il essaie de communiquer. Les êtres humains sont laissés à eux-mêmes lorsque la communication se limite à un seul canal, et ce manque d’information peut être un facteur de stress. Le langage corporel peut être utilisé lors des vidéoconférences, ce qui humanise l’interaction interpersonnelle.
2. Préparez votre matériel
Vous devez être parfaitement préparé pour votre appel vidéo. Cela signifie que vous devez avoir les ressources et les dispositifs technologiques nécessaires. Dans le cadre du travail à distance, il s’agit de l’occasion parfaite de vérifier que vous disposez d’une connexion Internet stable et sécurisée.
Par exemple, si vous avez une présentation PowerPoint à partager, assurez-vous que le diaporama est ouvert dans un autre onglet, de sorte que lorsque le moment de partager votre écran arrive, vous pouvez le faire facilement.
Assurez-vous également d’arriver à l’avance à la vidéoconférence. Ceci est particulièrement important si vous êtes l’hôte de la réunion. En vous assurant d’être présent à la réunion avant qu’elle ne débute officiellement, vous aurez l’occasion de saluer les personnes qui se joignent à la réunion et vous serez en bonne position pour commencer votre réunion de manière professionnelle.
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3. Fermez votre micro lorsque vous ne parlez pas
S’il est important que les gens puissent vous entendre lorsque vous avez besoin d’être entendu, il est tout aussi important que les participants ne vous entendent pas lorsque ce n’est pas nécessaire. La meilleure façon d’éviter les bruits inutiles est de s’assurer de fermer votre micro lorsque vous ne parlez pas. Ce geste est apprécié des autres.
Lorsque les gens travaillent à distance, ils peuvent se trouver dans une multitude d’environnements différents, avec des bruits et des distractions qui peuvent ralentir le rythme d’une réunion. C’est pourquoi il est bon de prendre l’habitude de fermer votre micro lorsque vous ne parlez pas. Lorsque vous ouvrez votre micro, cela signale également aux autres personnes que vous êtes sur le point de vous lancer dans la conversation.
4. Portez des vêtements appropriés
Vous devriez vous présenter exactement comme vous le feriez si la réunion avait lieu au bureau. Assurez-vous donc de porter des vêtements confortables et professionnels. Bien que rester en pyjama toute la journée puisse être tentant, si on vous demande soudainement d’allumer votre caméra, vous vous retrouverez dans une situation embarrassante. Il est recommandé de porter des vêtements de travail formels pour vos réunions, même si vous vous trouvez dans un cadre familier.
5. Inspectez votre environnement
Les humains sont curieux de nature, et vous pouvez être certain qu’ils remarqueront votre environnement pendant les appels vidéo. Si votre étagère est derrière vous, ils connaîtront les titres des livres qui sont exposés. Si vous avez des plantes, ils sauront laquelle a le plus besoin d’être arrosée. Cela peut sembler intrusif au premier abord, mais c’est votre responsabilité de polir votre lieu de travail à la maison.
Si vous n’aimez pas que vos collègues scrutent votre vie privée, vous pouvez toujours utiliser un des arrière-plans virtuels disponibles sur la plupart des plateformes de vidéoconférence. Vous pouvez même télécharger votre propre arrière-plan et l’utiliser.
Votre arrière-plan et l’environnement dans lequel vous vous trouvez déterminent également votre apparence à l’écran, l’éclairage étant le principal facteur déterminant. Il est bon de trouver un endroit où la lumière n’est ni trop forte ni trop faible, afin que tous les participants puissent vous voir correctement.
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6. Soyez attentif
Il peut être facile de se laisser distraire lorsque vous participez à des appels vidéo. Un moyen facile de rester concentré est de regarder dans les yeux de la personne qui parle pendant les appels vidéo. Fermer les onglets ou les applications peut également limiter l’envie de faire plusieurs choses en même temps.
Une fois que vous avez allumé votre caméra, vous devez vous assurer que vous êtes activement attentif. Comme votre micro sera éteint, personne ne vous entendra, mais vous pouvez montrer que vous êtes engagé en réagissant visuellement à ce que dit l’orateur. Vous pouvez également fabriquer un petit post-it indiquant “en direct” et le coller sur la porte de votre bureau à la maison, ce qui empêchera les membres de votre famille ou vos colocataires de faire irruption à l’improviste et de vous distraire.
7. Apprenez à connaître vos collègues à distance
Il est possible d’avoir une véritable interaction humaine en travaillant à distance ! Ce n’est pas parce qu’il y a plus de distance entre vous et les participants à vos réunions que vous devez faire moins d’efforts pour apprendre à les connaître.
Dans le monde globalisé du 21ème siècle, il est évident que nos connexions se sont développées grâce à la technologie. C’est pourquoi vous devez connaître et rassembler certaines informations clés sur vos participants à distance afin d’adapter la vidéoconférence à leurs besoins.
Par exemple, un excellent moyen de réduire le fossé entre vous et les autres personnes à travers le monde est de mettre à leur disposition des interprètes afin que les informations soient comprises par ceux qui se trouvent de l’autre côté de la vidéoconférence. Ce petit geste fait preuve d’initiative et peut permettre d’établir des relations commerciales durables.
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8. Limitez le nombre de participants
Il peut être tentant d’inviter tout le monde à participer à votre vidéoconférence afin de répondre à tout le monde en même temps. Cependant, cela vous causera plus de problèmes qu’autre chose. Le fait d’avoir trop de personnes présentes lors d’une vidéoconférence peut facilement devenir déroutant et accablant.
Nous recommandons d’organiser plusieurs petites réunions plutôt qu’une seule grande réunion, car il n’est pas aussi facile de contrôler un groupe en ligne qu’en personne. Vous vous retrouverez dans une situation où tout le monde parle l’un par-dessus l’autre, alors que des questions essentielles sont négligées. Les employés pourraient également commencer à croire que les réunions sont inutiles puisque seule une petite partie des informations les concerne.
Les réunions avec un trop grand nombre de participants à distance peuvent faire perdre beaucoup de temps aux entreprises, car elles ont tendance à être agitées et à dévier du sujet principal si elles ne sont pas correctement orchestrées. Heureusement, des professionnels de la communication comme SM-Global sont là pour optimiser vos réunions par vidéoconférence.
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Le travail à distance permet aux entreprises et aux organisations d’économiser du temps et de l’argent. Quelle que soit la distance qui les sépare, les équipes peuvent désormais se connecter les unes aux autres grâce à la technologie. Si vous avez besoin d’organiser des conférences et des webinaires, SM-Global loue ses licences ZOOM et met à votre disposition les services d’un technicien spécialisé afin d’assurer le bon déroulement de vos appels vidéo.
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