Dans la plupart des réunions internationales, il est très courant que les participants ne parlent pas tous la même langue. Lors de l’utilisation de la communication vocale ou audio/vidéo, il est important qu’il y ait une compréhension et que le message ne soit pas perdu ou déformé.
Afin de maintenir une conférence téléphonique efficace, il est essentiel d’avoir un interprète. Cela permettra non seulement d’améliorer la circulation des informations, mais également de répondre aux attentes de tous les participants et de rendre la réunion utile pour les entreprises concernées. Dans cet article, nous vous expliquons les meilleures façons d’organiser des réunions dans différentes langues.
Comment introduire des interprètes linguistiques dans les réunions
L’interprétation simultanée est la meilleure option pour introduire des interprètes linguistiques dans les réunions, car elle permet à tous les participants de comprendre ce qui est dit en temps réel lors d’une réunion multilingue.
Interprétation simultanée en cabine
Dans ce cas, les interprètes sont isolés dans des cabines avec des écouteurs. En écoutant le discours des participants, ils traduisent ce qui est dit en temps réel, et cette traduction est jouée directement dans les écouteurs des participants. Des microphones pour tous les locuteurs et pour l’équipe de gestion du son sont intégrés dans les cabines.
Étapes pour introduire des interprètes dans les réunions
Fournir les documents préparatoires :
- Le programme et les noms des locuteurs.
- La présentation.
- Un glossaire des termes spécifiques et des acronymes qui peuvent être mentionnés lors de la réunion.
- Tout le contenu qui aidera les interprètes à effectuer leur travail de la manière la plus efficace possible.
Préparer le matériel de communication :
- Les microphones pour les interprètes et les écouteurs pour les participants doivent être testés.
Réserver une place adaptée à l’interprète :
- Le travail des interprètes est basé sur une écoute parfaite. Pouvoir observer les locuteurs leur permet de recueillir des informations supplémentaires et les aide à atteindre une meilleure qualité d’interprétation.
- S’il n’est pas possible de réserver une place pour les interprètes avec une vue appropriée, ils peuvent être placés dans une salle à proximité où ils pourront voir les orateurs, par exemple, par une liaison vidéo.
Quelle est la différence entre un traducteur et un interprète ?
Pourquoi organiser une réunion multilingue ?
Une réunion multilingue peut être organisée dans différentes situations et à des fins différentes. Par exemple, il se peut que vous ayez besoin de discuter avec vos fournisseurs pour établir une stratégie d’importation ou d’exportation de leurs produits.
Dans la plupart des industries au marché international, les entreprises peuvent organiser une réunion multilingue pour réunir tous les employés afin de commenter les résultats de l’entreprise, ses plans et sa stratégie. Il est également courant que des conférences multilingues soient organisées régulièrement dans différents domaines de recherche.
Cependant, organiser des contrôles de réunion et des conférences multilingues n’est pas toujours facile, car plusieurs aspects doivent être pris en compte, notamment la différence de cultures et la différence de langues ou de dialectes entre les participants.
Apprendre à animer une conférence multilingue
7 conseils essentiels pour organiser une réunion multilingue
Voici 7 conseils essentiels pour organiser une réunion multilingue:
- Choisir un système d’interprétation
- Trouver une langue commune
- Anticiper les besoins des participants
- Se renseigner sur la culture des participants
- Bénéficier d’accompagnement dans l’organisation de la réunion
- Envisager d’organiser une réunion à distance
- Identifier la correspondance linguistique de la réunion
1. Choisir le système d’interprétation
Le système choisi dépend de la configuration linguistique de la réunion. Dans le cas où aucun des participants ne parle la même langue, affecter un interprète à chaque groupe linguistique peut être une bonne décision.
Chaque interprète doit maîtriser la culture du pays des personnes à qui il va traduire son discours, afin d’interpréter certains jargons prononcés. Donner des instructions spécifiques à l’interprète est un atout.
2. Trouver une langue commune pour les participants
Pour la langue de choix, il est important de s’assurer que tous les participants la maîtrisent et se sentent à l’aise avec celle-ci. Sinon, ils risquent de ne pas comprendre une partie du discours ou de mal l’interpréter.
En aucun cas vous ne devez présumer que tous les participants maîtrisent ou comprennent l’anglais, même si vous avez l’habitude de communiquer avec eux en anglais. Gardez à l’esprit qu’il y a une différence entre écrire des courriels, avoir une conversation professionnelle en anglais, comprendre un débat et participer à une réunion multilingue.
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3. Anticiper les besoins des participants
Anticiper les besoins de chacun des participants est indispensable au bon déroulement de la réunion. La planification de la réunion à l’avance et l’embauche d’une équipe d’interprètes sont des choses à considérer. De même, vous devez également évaluer les besoins en termes d’espace et de nombre de participants.
4. Se renseigner sur les cultures des participants
Il est indispensable de s’informer au préalable sur les différentes cultures des participants qui seront présents lors de la rencontre. N’oubliez pas que la communication gestuelle est également très importante et que certains gestes, tonalités ou messages qui vous sont normaux pourraient être mal perçus par d’autres cultures.
5. Bénéficier d’un accompagnement dans l’organisation de la réunion
Si organiser une réunion est déjà quelque chose qui demande beaucoup de compétences, organiser une réunion multilingue est bien plus compliqué. Si vous n’avez pas les compétences ou n’avez tout simplement pas le temps de vous occuper de tout, faire appel à une société d’interprétation spécialisée sera votre meilleure option.
SM Global est une entreprise dont l’objectif est de faciliter la communication et de répondre aux besoins du secteur de divertissement. Nos services d’interprétation ont un seul but : vous accueillir dans toutes les situations, qu’il s’agisse d’événements décontractés ou professionnels.
Un problème majeur avec l’interprétation est de trouver un service qui est prêt et capable de se rendre à la destination de l’événement pour effectuer la traduction. La localisation a toujours été un problème dans l’industrie. Chez SM Global, grâce à l’utilisation d’outils et d’équipements modernes, nous pouvons trouver des solutions aux différentes situations et endroits dans lesquels vous pouvez vous trouver.
6. Envisager d’organiser une réunion à distance
En raison des circonstances actuelles, de nombreuses réunions multilingues sont aujourd’hui principalement organisées en ligne. Il existe de nombreuses applications hautement recommandées pour organiser une réunion en ligne multilingue. Zoom est jusqu’à présent l’application la plus populaire de l’année 2021.
Ce programme offre même une fonctionnalité d’interprétation simultanée : vous n’avez qu’à inviter les interprètes à la vidéoconférence et ils peuvent traduire sur un canal audio spécifique, en participant en tant qu’invités. Zoom possède également d’autres fonctions telles que la création d’une salle d’attente, la planification de rappels, la possibilité de lever la main pour participer ou encore l’enregistrement de la réunion.
7. Identifier les correspondances linguistiques de la réunion
La réunion se tiendra probablement entre des personnes parlant deux langues, générant des correspondances de langues telles que l’espagnol-anglais et le chinois-anglais. Cependant, il se peut qu’il y ait un croisement de trois langues alternatives lors de la réunion ; il est donc important d’identifier à l’avance quelles langues les participants parleront pour mieux planifier la réunion et le système d’interprétation.
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L’utilisation des services d’interprétation de SM Global garantira que vos événements se dérouleront de manière agréable pour tous les invités, ce qui contribuera à renforcer la notoriété de votre entreprise. Nous offrons une large gamme de services experts qui couvriront tous vos besoins.
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