Les gens assistent à des événements à diverses fins, dont l’une est d’obtenir de nouvelles informations. Un transfert de connaissances réussi est essentiel pour des rencontres agréables. Le but de la tenue d’événements est de diffuser des informations, des idées et des statistiques convaincantes qui sont pertinentes pour les participants.
Cependant, cela peut parfois être difficile, surtout si le contenu est livré dans une langue que certains de vos participants à l’événement ne comprennent pas. Nous avons créé un article afin d’aider à la réflexion lors de l’organisation d’une conférence multilingue pour vous aider à surmonter ces obstacles.
Qu’est-ce qu’une conférence multilingue ?
Une conférence téléphonique ou une réunion virtuelle multilingue met en relation plusieurs personnes à différents endroits avec l’aide d’un interprète. Tout ce dont l’interprète a besoin est une interface audio informatisée et il peut travailler de n’importe où.
Les nouveaux systèmes permettent à jusqu’à 100 personnes de participer à la même conversation avec interprétation linguistique, même s’il n’y a que deux personnes qui discutent dans deux langues avec un interprète. Les participants n’ont besoin d’aucune technologie particulière pour participer. Tout ce dont ils ont besoin est un ordinateur portable ou un téléphone intelligent pour se connecter et participer. L’événement et son interprétation peuvent être enregistrés et revisionnés.
Quand est-il approprié d’organiser une conférence multilingue ?
Une conférence téléphonique multilingue est le seul moyen d’avoir des conversations fructueuses avec des personnes qui parlent des langues différentes. L’interprétation simultanée par un interprète compétent permet l’utilisation la plus efficace du temps tout en minimisant les ambiguïtés ou les idées fausses.
Les conférences téléphoniques multilingues sont plus efficaces lorsqu’elles sont utilisées en conjonction avec des réunions plus formelles. Le format d’une réunion assure une vitesse et un débit suffisants pour l’interprétation. Les conférences multilingues sont des occasions uniques. L’organisation de telles conférences nécessite plus que la simple réservation d’interprètes. Lorsque le sujet en question exige une clarté absolue de la communication, l’effort est justifiable.
Voici quelques exemples de cas d’utilisation réels de conférences multilingues :
- Groupes non gouvernementaux du monde entier
- Le Fonds international pour la protection des animaux (IFAW) utilise une communication de pointe pour garder une longueur d’avance sur le virus Zika
- La Commission du Texas sur la qualité de l’environnement rencontre ses collègues mexicains en Anglais et en Espagnol
- L’accessibilité en Anglais/Français est requise pour les activités gouvernementales au Canada
- Les hôpitaux fournissent des informations sur les traitements de santé aux personnes non anglophones
- Réunions des conseils et comités des organisations commerciales internationales
- Entreprises commerciales internationales
- Une conférence anglaise/espagnole est tenue régulièrement par une entreprise canadienne ayant des intérêts miniers en Amérique du Sud
Comment animer une conférence multilingue ?
Pour organiser une conférence multilingue, il est important de mettre de l’argent de côté pour les interprètes, les ingénieurs du son et l’équipement. Deuxièmement, vous devrez vous mettre d’accord sur l’emplacement des cabines de traduction simultanée. Troisièmement, vous devez décider quelle dynamique sera la plus utile pour fournir des écouteurs d’interprétation au public.
Nous avons dressé une liste de points à considérer lors de l’organisation d’une conférence multilingue pour vous aider à surmonter ces obstacles.
Étape 1 : Bien choisir le lieu
Lorsque vous recherchez le site approprié pour une conférence multilingue, il y a encore une chose à considérer : l’équipement d’interprétation. Avant de décider du lieu d’un événement, demandez-vous si vous êtes prêt à payer pour la location de cabines mobiles ou préférez un site avec des cabines intégrées. Quelle est la différence entre les deux ?
Vous n’aurez pas à vous soucier de trouver des fournisseurs de traduction simultanée si le lieu dispose déjà de cabines internes. Cependant, vous devrez penser à des choses comme le nombre de cabines offertes par le lieu, ainsi que le nombre d’écouteurs d’interprétation dont vous aurez besoin. De plus, si le lieu dispose de cabines intégrées, ils seront très certainement en mesure de vous fournir le matériel audio nécessaire.
En revanche, des cabines mobiles peuvent être louées et installées en salle quelques jours avant l’événement. Dans ce scénario, vous aurez besoin de savoir combien de cabines vous aurez besoin. Vous devrez peut-être également louer des écouteurs dans ce scénario !
Étape 2 : Configuration
Si l’installation que vous avez réservée ne comprend pas d’équipement audio, sachez que l’installation prendra un certain temps. Par conséquent, lors de la détermination d’un horaire, vérifiez auprès des experts du son pour voir combien de temps ils auront besoin pour terminer l’installation. Vous devez vérifier que les systèmes audio sont opérationnels à l’avance. Rencontrez les ingénieurs du son et testez les systèmes pendant une heure un ou deux jours avant l’événement.
Étape 3 : Informer
Vous devez également informer les ingénieurs du son et les interprètes sur la dynamique d’interprétation, en plus de vous assurer que l’équipement est opérationnel. Expliquez à tout le monde l’ordre du jour de l’événement pendant la réunion et précisez combien de temps l’interprétation simultanée sera nécessaire. Discutez de tous les détails avec les ingénieurs du son et les interprètes et découvrez ce dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.
Étape 4 : Soulager les autres
Coordonner l’installation des cabines et informer le personnel du son n’est pas la fin de votre travail. En tant qu’organisateur d’événements, vous êtes également chargé de réduire la charge de travail de vos interprètes. Mais comment?
Pour commencer, contactez vos conférenciers étrangers et demandez-leur de vous fournir leurs discours. Puis, quelques jours avant l’événement, envoyez toutes les présentations qui accompagneront le discours de chaque orateur aux traducteurs, en leur laissant suffisamment de temps pour interpréter.
Enfin, vous devez vous assurer d’un environnement de travail agréable. Assurez-vous que vos interprètes disposent de suffisamment de bouteilles d’eau, d’un éclairage adéquat et de sièges confortables.
Étape 5 : Coordonner
Discutez avec votre équipe quelques jours avant l’événement de la façon dont vous gérerez le flux de présence et quand les participants auront besoin d’écouteurs. Vous n’aurez peut-être besoin d’une traduction que pour quelques sessions. Décidez également du type de document que les invités devront laisser en échange de l’équipement. Il peut s’agir de leur passeport, de leur permis de conduire ou d’une autre pièce d’identité.
Étape 6 : Consolider
Il ne devrait pas être difficile d’organiser une conférence multilingue. Évidemment, cela ajoute quelques éléments supplémentaires à votre liste de tâches, mais tout devrait être OK lorsque vous aurez automatisé la bonne logistique. Évaluez d’abord vos besoins, puis examinez les équipements du lieu de l’événement pour voir ce qui est déjà disponible.
Pour installer et tester l’équipement de traduction simultanée, maintenez une communication continue avec les interprètes et les ingénieurs du son. C’est aussi votre travail de déterminer ce dont les interprètes ont besoin et de leur offrir une atmosphère de travail agréable. Enfin, parlez à votre personnel du flux des participants et découvrez comment permettre à chacun d’acquérir facilement son casque de traduction.
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